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蓋茨和奧齊: 如何擺脫電子郵件的夢魘,？
????微軟的頂級奇客和新技術(shù)大師講述他們對電子郵件的愛與恨，以及解決問題的方法 ????作者：David Kirkpatrick ????比爾?蓋茨（Bill Gates）位于華盛頓州雷德蒙市的辦公室十分簡樸,，屋里的書架上擺著一個水晶球,。今年 5 月，《財富》雜志的戴維?科克帕特里克（David Kirkpatrick）在這里采訪了蓋茨和高級職員雷?奧齊（Ray Ozzie）─在 90 分鐘的時間里探討了未來十年內(nèi)技術(shù)將如何改變我們的職業(yè)生活,。我們都清楚目前的局面: 電子郵件成了家庭和職業(yè)生活中不可或缺的東西; 無線電話使得我們可以隨時打電話或發(fā)送即時信息,。然而，對于繁忙的高管們來說,，有時候這種便捷更像是一種懲罰,，因?yàn)樗麄儽仨殞Ω缎畔⒌臎_擊。麥肯錫公司（McKinsey）最近的研究表明,，一個普通的經(jīng)理每 10 分鐘就受到新信息的打擾,。 ????蓋茨深知微軟必須采取更多的措施，幫助人們擺脫信息重負(fù),。微軟公司的 Office 軟件─集大成的寫作,、計算、講演和交流工具─是全世界 4 億職員們主要的桌面應(yīng)用程序,。微軟負(fù)責(zé) Office 軟件的“信息工作者”事業(yè)部是公司獲得成功的第一大功臣,。在過去四個季度 390 億美元的營業(yè)收入中，110 億來自 Office 相關(guān)產(chǎn)品,，并創(chuàng)造了 79 億運(yùn)營利潤─利潤率高達(dá) 72%,。無怪乎蓋茨要認(rèn)真研究如何保持該項(xiàng)業(yè)務(wù)的增長了。 ????這也正是微軟在今年 3 月收購?qiáng)W齊一手創(chuàng)辦的 Groove Networks 公司的主要原因,。Groove 的軟件使得不同的工作組可以創(chuàng)建共享的在線空間,，通過文檔、表格及其它應(yīng)用程序進(jìn)行協(xié)作,。（它要比通過電子郵件發(fā)送附件要強(qiáng)得多,。）奧齊本人更是蓋茨想招攬的目標(biāo): 他因發(fā)明和編寫了 Lotus Notes 軟件而聞名,，這一軟件率先給商業(yè)注入了合作工具的理念，在電子郵件方面獲得了極大的成功,。多年里,，蓋茨一直稱奧齊為“沒有為微軟效力的最優(yōu)秀程序員”; 現(xiàn)在他終于消除了這個遺憾。在他們生平第一次共同接受采訪時,，兩人都認(rèn)為微軟會拿出更好的協(xié)作軟件和其它工具,，幫助工作者們擺脫目前繁重的電子郵件負(fù)擔(dān)。 ????每個人似乎都感覺到了信息重負(fù),。這種情況有可能改變嗎,？ ????奧齊: 在過去幾年里，工作和家庭的界線正日益變得模糊,。以前人們都過著朝九晚五的生活,，在上下班路上或是其他一些時段，人們都無法加以利用,。而現(xiàn)在,，你有條件將自己時刻淹沒在信息的洪流之中。問題是,，人們?nèi)绾文芾眉夹g(shù)來既實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的生活,，又提高工作效率？這正是我們努力的方向,。不過,，目前我們在這方面才觸及皮毛而已。 ????蓋茨: 信息重負(fù)這個問題具有二元性,。它不僅僅是過載那么簡單,。我們也給予了你獲得重要信息的渠道。在工作中,，你會非常關(guān)心項(xiàng)目是否進(jìn)展順利,，或你的客戶對你是否滿意。比如說,，如果銷售情況沒能達(dá)到你的期望值,，那么你就可以仔細(xì)研究，找出相關(guān)負(fù)責(zé)人,，然后告訴他們你的看法,，這樣你很快就能得到他們的回應(yīng)了。大家稱它為商業(yè)智能,。它把信息工作者提升到了一個新層次,。雖然在這過程中我們會遇到一些挫折，也必須進(jìn)行改進(jìn),，但人們的工作效率的確比以前大大提高了,。 ????奧齊: 技術(shù)是達(dá)到某個目的的手段,，而商業(yè)的最終目的是創(chuàng)造價值,。商業(yè)的性質(zhì)一直在不停變化中,。從等級時代的煙囪式結(jié)構(gòu)變成現(xiàn)今的網(wǎng)眼結(jié)構(gòu)，個人和公司都能在全球范圍尋找合適的勞動力和業(yè)務(wù)伙伴,。如果沒有廉價的通訊器材和軟件的話,，他們不可能像現(xiàn)在這樣運(yùn)用這些新的溝通與合作工具來重新打造商務(wù)流程。 ????我不想在開車回家的路上受打擾,，不過卻又要隨時知道我的妻子或老板是不是有要緊事找我,。要多久才能實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)？ ????蓋茨: 根據(jù)你正在干什么,，找你的人是誰,，他們要傳遞給你的信息有多緊急，軟件會判斷是否應(yīng)該打擾你,。我們新版的 Office Communicator 產(chǎn)品（微軟開發(fā)的集成通信應(yīng)用程序─譯注）就開始涉及這方面的功能了,。該產(chǎn)品將很快到貨。假如你出門了,，你可以告訴它哪些電話你希望被轉(zhuǎn)接到你的手機(jī)上,。不過，實(shí)現(xiàn)電子郵件,、電話和即時消息的真正融合,，還需要很長時間。 ????今天,，提筆寫信成了變態(tài),，會不會有一天電子郵件也變得如此呢？ ????蓋茨: 不會,。你總有些信息交流是想針對一批人的,，而且你還想讓他們知道，你在以信譽(yù)擔(dān)保,，馬上接觸這些信息不會出現(xiàn)問題,。所以，電子郵件將永遠(yuǎn)是交流的一種方式,。但目前電子郵件的使用并不完善,。來回收發(fā)被改過很多次的同一份文檔的電子郵件，就是件讓人發(fā)瘋的事情,。 ????奧齊: 電子郵件已經(jīng)淪為其自身成功的犧牲品,。其實(shí)起初它可能只是用來傳達(dá)一個簡單的想法或信息，而今天人們卻用它來管理整個項(xiàng)目和工作組,。按時間先后將各種信息都裝入一個郵箱里,，并非處理不同項(xiàng)目,、不同工作組、不同問題的最佳模式,，因?yàn)闀性S多其它無關(guān)的信息摻雜其中,，結(jié)果你根本分不清楚輕重緩急。 ????比爾,，有人通過合法渠道查到了你的電郵內(nèi)容,，你因此被告上了法庭。這是否改變了你使用郵件的方式,？ ????蓋茨: 不,。我一直生活在檢查之下。我發(fā)送的每封電子郵件基本上都要由 30 到 40 位律師檢查是否有引起誤解的可能,。我從來沒有在末尾注上: “律師閱知: 我所說的｀打垮競爭對手＇的意思是說,，要采用我們一貫的友善方式?！保ù笮Γ┧阅憧?，你做的所有事情都是可以被檢查的─這種看法沒什么錯。語音郵件也是如此,。人們得逐漸習(xí)慣于凡事有一定的透明度,。我想，我們不至于淪落到開通本地付費(fèi)電話這種地步,。 ????你考慮過要減少使用電子郵件嗎,？ ????蓋茨: 當(dāng)然。我們將把 SharePoint（微軟開發(fā)的團(tuán)隊協(xié)作產(chǎn)品）做成電子郵件的輔助軟件,。所以,，如果我們在近期有個項(xiàng)目，就可以創(chuàng)建一個共享的工作空間,，在里面存放有關(guān)文件,，而不用再通過電子郵件將文件來回發(fā)送。 ????就算在工作空間里討論技術(shù),，還是會惹怒某些人,。他們對于自己的生活時常被打擾深感沮喪。 ????蓋茨: 我想是那些使用手機(jī)的人吧,。（笑聲） ????奧齊: 沒有和這一技術(shù)一起成長的人,，需要更多的時間來適應(yīng)琳達(dá)?斯通（Linda Stone）女士（前微軟研究人員）所說的“持續(xù)性局部關(guān)注”，即同時處理多個事情,。問題就在于技術(shù)讓你能輕易地獲得大量信息,，而那些自律不足的人會深受挫折，而且還會影響工作成效。 ????蓋茨: 由于這些工具的功能十分強(qiáng)大,，因此你必須很清楚地對自己說: “好了,，我想從電子郵件里解脫出來幾天，我要把時間花在考慮長期戰(zhàn)略這樣的問題上,?！?/p> ????在你的“思考周”，你不收任何電子郵件,，是嗎,？（蓋茨會定期在一個偏僻的小屋里盤坐思考有關(guān)戰(zhàn)略問題。） ????蓋茨: 我有過一兩次完全不處理郵件的經(jīng)歷,。大多數(shù)情況下，我會一周查看兩三次郵箱,，看是否有特別緊急的郵件,，但一般來說“思考周”是名副其實(shí)的。 ????這兒的人很關(guān)心這一點(diǎn),。例如,，哪些會議是允許你一邊開會、一邊查看電子郵件的,？你必須為這些事情制定協(xié)議,。微軟有三種類型的會議: 有些會議完全自由，你可以做任何事情; 有些會議前排的人需要集中注意力,，而另一些人不需要（如果你在后排就座,，那就表示你不需要全神貫注）; 還有的會議則需要集中你所有的注意力。原則是: 如果你坐在前排,，你就需要全神貫注地開會,。 ????我 15 年來一直采取使用電子郵件工作的方式，但我很難習(xí)慣即時信息,。如果那樣,，多少人會來打擾我？如果我拒絕他們,，他們會怎么想,？ ????你每天接收多少電子郵件？ ????蓋茨: 如果只是指微軟內(nèi)部的非批量發(fā)送的信件,，每天真正是寫給我,、需要我處理的郵件也就三、四十封,，同時我還有一些像微軟內(nèi)部人員一樣重要的名字和郵件名─比如來自英特爾或沃倫?巴菲特助手的郵件,。（巴菲特并沒有自己的電子郵箱。）然后是微軟內(nèi)部批量發(fā)送的郵件,，如果要討論一個競爭對手或一個新項(xiàng)目,，我會收到三,、四十封郵件，這取決于我的介入程度,。我相當(dāng)注意應(yīng)用電子郵件規(guī)則,，將這種郵件統(tǒng)統(tǒng)歸入同一個文件夾里。另外,，我還會收到微軟以外的郵件,。 ????目前我使用 Exchange 產(chǎn)品的白名單和黑名單功能。我的白名單是微軟內(nèi)部人員以及我經(jīng)常聯(lián)系的人,，而在黑名單上的,，是那些把我列入的批量發(fā)送郵件的那些人。介于這兩者之間的則交給我的助手─一個專人─每天查看 300 封左右的郵件,。如果有人需要直接跟我聯(lián)系,，我的助手會將他的郵件放入我的郵箱。 ????奧齊: 來到微軟后,，我的郵件情況有所惡化,。盡管目前我還沒有被加入微軟的郵件列表，可我每天收發(fā)的郵件總和達(dá)到 125～175 件,。我在 Groove 的時候一般只有 30～40 封郵件,。不過這樣比較不太公平，因?yàn)楫?dāng)時的大部分信息我都是從 Groove 的工作空間上獲得的,，我們禁用郵件列表,。 ????你們這樣做是為了讓大家使用公司的產(chǎn)品嗎？ ????奧齊: 為了迫使他們改變做事的方式,。所以,，我們將信息放入一個容器，而不是讓它不斷流動,。我已經(jīng)開始鼓動一些同事使用工作空間了,。 你的郵件地址幾乎變成了全球通行的數(shù)字身份證，大部分人都知道,。你會改用新的地址嗎,？ ????蓋茨: 不會，那個郵件地址基本上是永久性的,。事實(shí)上,，我的實(shí)時傳訊（Instant Messaging）用的也是同一名字。我有工作和私人用的郵件地址,，但你最多只需有兩個用戶名,，就能應(yīng)付一切。最終，你將用不著那些電話號碼,，所有事情都會圍繞著郵件用戶名進(jìn)行,。 ????在辦公室工作空間環(huán)境產(chǎn)品開發(fā)方面，你認(rèn)為誰是你們的競爭對手,？ ????蓋茨: 在工作流程,、協(xié)作、文件搜索,、商業(yè)智能,、電子郵件和網(wǎng)絡(luò)電話以及改善方面，我們相對來說是無與倫比的,。全球沒有多少軟件產(chǎn)品能被廣泛安裝在各臺電腦上,。有一些產(chǎn)品很接近，如 Skype 這種大受歡迎的個人實(shí)時傳訊軟件,。我們最大的競爭對手一直是維持現(xiàn)狀─人們總是按照習(xí)慣做事,，還覺得: 嗨，這樣已經(jīng)夠好的了,。 ????關(guān)于你們開放源程序的對手 OpenOffice，您有什么看法呢,？ ????蓋茨: 呃,，很多人都已經(jīng)安裝了自己的微軟 Office 軟件，所以我們的有關(guān)產(chǎn)品對他們來說是免費(fèi)的,，而 OpenOffice 既不具備我們的高質(zhì)量,，也不具創(chuàng)新性，而且也沒有所需的模塊,。我們依靠為我們的用戶群提供創(chuàng)新產(chǎn)品來進(jìn)行競爭,。 ????對于雷能加入微軟，我感到十分興奮的一個原因是,，他能夠開始將他有關(guān)協(xié)作的想法付諸實(shí)踐,。我們不是只將 Groove 變成了 Office 的一部分，而是利用它完善了 Office 軟件,，從而清楚明白地告訴人們,，你的工作方式能有怎樣的改變，軟件又是怎樣促進(jìn)這一變化的,。 ????奧齊: 在任何所到之處,，你都能確定邊界─從國界到聯(lián)邦、州,、地方之間的邊界,，再到家庭和工作之間的界線。但是，有的東西正讓邊界變得模糊,。我們這種以傳統(tǒng)方式打造出來的技術(shù)已經(jīng)形成了一個行業(yè),，專為那些有邊界的實(shí)體服務(wù)。讓我激動的是我們可以改造技術(shù),，使之適應(yīng)不斷變化的商業(yè)和辦公工作,。 ????譯者: 陳曄 相關(guān)稿件
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