蓋茨和奧齊: 如何擺脫電子郵件的夢魘,？
????微軟的頂級奇客和新技術大師講述他們對電子郵件的愛與恨，以及解決問題的方法 ????作者：David Kirkpatrick ????比爾?蓋茨（Bill Gates）位于華盛頓州雷德蒙市的辦公室十分簡樸,，屋里的書架上擺著一個水晶球,。今年 5 月，《財富》雜志的戴維?科克帕特里克（David Kirkpatrick）在這里采訪了蓋茨和高級職員雷?奧齊（Ray Ozzie）─在 90 分鐘的時間里探討了未來十年內技術將如何改變我們的職業(yè)生活,。我們都清楚目前的局面: 電子郵件成了家庭和職業(yè)生活中不可或缺的東西; 無線電話使得我們可以隨時打電話或發(fā)送即時信息,。然而，對于繁忙的高管們來說,，有時候這種便捷更像是一種懲罰,，因為他們必須對付信息的沖擊。麥肯錫公司（McKinsey）最近的研究表明,，一個普通的經理每 10 分鐘就受到新信息的打擾,。 ????蓋茨深知微軟必須采取更多的措施，幫助人們擺脫信息重負,。微軟公司的 Office 軟件─集大成的寫作,、計算、講演和交流工具─是全世界 4 億職員們主要的桌面應用程序,。微軟負責 Office 軟件的“信息工作者”事業(yè)部是公司獲得成功的第一大功臣,。在過去四個季度 390 億美元的營業(yè)收入中，110 億來自 Office 相關產品,，并創(chuàng)造了 79 億運營利潤─利潤率高達 72%,。無怪乎蓋茨要認真研究如何保持該項業(yè)務的增長了。 ????這也正是微軟在今年 3 月收購奧齊一手創(chuàng)辦的 Groove Networks 公司的主要原因,。Groove 的軟件使得不同的工作組可以創(chuàng)建共享的在線空間,，通過文檔、表格及其它應用程序進行協(xié)作,。（它要比通過電子郵件發(fā)送附件要強得多,。）奧齊本人更是蓋茨想招攬的目標: 他因發(fā)明和編寫了 Lotus Notes 軟件而聞名，這一軟件率先給商業(yè)注入了合作工具的理念,，在電子郵件方面獲得了極大的成功,。多年里，蓋茨一直稱奧齊為“沒有為微軟效力的最優(yōu)秀程序員”; 現在他終于消除了這個遺憾。在他們生平第一次共同接受采訪時,，兩人都認為微軟會拿出更好的協(xié)作軟件和其它工具,，幫助工作者們擺脫目前繁重的電子郵件負擔。 ????每個人似乎都感覺到了信息重負,。這種情況有可能改變嗎,？ ????奧齊: 在過去幾年里，工作和家庭的界線正日益變得模糊,。以前人們都過著朝九晚五的生活,，在上下班路上或是其他一些時段，人們都無法加以利用,。而現在,，你有條件將自己時刻淹沒在信息的洪流之中。問題是,，人們如何能利用技術來既實現高質量的生活,，又提高工作效率？這正是我們努力的方向,。不過,，目前我們在這方面才觸及皮毛而已。 ????蓋茨: 信息重負這個問題具有二元性,。它不僅僅是過載那么簡單,。我們也給予了你獲得重要信息的渠道。在工作中,，你會非常關心項目是否進展順利,，或你的客戶對你是否滿意。比如說,，如果銷售情況沒能達到你的期望值,，那么你就可以仔細研究，找出相關負責人,，然后告訴他們你的看法,，這樣你很快就能得到他們的回應了。大家稱它為商業(yè)智能,。它把信息工作者提升到了一個新層次,。雖然在這過程中我們會遇到一些挫折，也必須進行改進,，但人們的工作效率的確比以前大大提高了,。 ????奧齊: 技術是達到某個目的的手段，而商業(yè)的最終目的是創(chuàng)造價值,。商業(yè)的性質一直在不停變化中,。從等級時代的煙囪式結構變成現今的網眼結構,，個人和公司都能在全球范圍尋找合適的勞動力和業(yè)務伙伴。如果沒有廉價的通訊器材和軟件的話,，他們不可能像現在這樣運用這些新的溝通與合作工具來重新打造商務流程,。 ????我不想在開車回家的路上受打擾，不過卻又要隨時知道我的妻子或老板是不是有要緊事找我,。要多久才能實現這一點？ ????蓋茨: 根據你正在干什么,，找你的人是誰,，他們要傳遞給你的信息有多緊急，軟件會判斷是否應該打擾你,。我們新版的 Office Communicator 產品（微軟開發(fā)的集成通信應用程序─譯注）就開始涉及這方面的功能了,。該產品將很快到貨。假如你出門了,，你可以告訴它哪些電話你希望被轉接到你的手機上,。不過，實現電子郵件,、電話和即時消息的真正融合,，還需要很長時間。 ????今天,，提筆寫信成了變態(tài),，會不會有一天電子郵件也變得如此呢？ ????蓋茨: 不會,。你總有些信息交流是想針對一批人的,，而且你還想讓他們知道，你在以信譽擔保,，馬上接觸這些信息不會出現問題,。所以，電子郵件將永遠是交流的一種方式,。但目前電子郵件的使用并不完善,。來回收發(fā)被改過很多次的同一份文檔的電子郵件，就是件讓人發(fā)瘋的事情,。 ????奧齊: 電子郵件已經淪為其自身成功的犧牲品,。其實起初它可能只是用來傳達一個簡單的想法或信息，而今天人們卻用它來管理整個項目和工作組,。按時間先后將各種信息都裝入一個郵箱里,，并非處理不同項目、不同工作組,、不同問題的最佳模式,，因為會有許多其它無關的信息摻雜其中,，結果你根本分不清楚輕重緩急。 ????比爾,，有人通過合法渠道查到了你的電郵內容,，你因此被告上了法庭。這是否改變了你使用郵件的方式,？ ????蓋茨: 不,。我一直生活在檢查之下。我發(fā)送的每封電子郵件基本上都要由 30 到 40 位律師檢查是否有引起誤解的可能,。我從來沒有在末尾注上: “律師閱知: 我所說的｀打垮競爭對手＇的意思是說,，要采用我們一貫的友善方式?！保ù笮Γ┧阅憧?，你做的所有事情都是可以被檢查的─這種看法沒什么錯。語音郵件也是如此,。人們得逐漸習慣于凡事有一定的透明度,。我想，我們不至于淪落到開通本地付費電話這種地步,。 ????你考慮過要減少使用電子郵件嗎,？ ????蓋茨: 當然。我們將把 SharePoint（微軟開發(fā)的團隊協(xié)作產品）做成電子郵件的輔助軟件,。所以,，如果我們在近期有個項目，就可以創(chuàng)建一個共享的工作空間,，在里面存放有關文件,，而不用再通過電子郵件將文件來回發(fā)送。 ????就算在工作空間里討論技術,，還是會惹怒某些人,。他們對于自己的生活時常被打擾深感沮喪。 ????蓋茨: 我想是那些使用手機的人吧,。（笑聲） ????奧齊: 沒有和這一技術一起成長的人,，需要更多的時間來適應琳達?斯通（Linda Stone）女士（前微軟研究人員）所說的“持續(xù)性局部關注”，即同時處理多個事情,。問題就在于技術讓你能輕易地獲得大量信息,，而那些自律不足的人會深受挫折，而且還會影響工作成效,。 ????蓋茨: 由于這些工具的功能十分強大,，因此你必須很清楚地對自己說: “好了，我想從電子郵件里解脫出來幾天,，我要把時間花在考慮長期戰(zhàn)略這樣的問題上,?！?/p> ????在你的“思考周”，你不收任何電子郵件,，是嗎,？（蓋茨會定期在一個偏僻的小屋里盤坐思考有關戰(zhàn)略問題。） ????蓋茨: 我有過一兩次完全不處理郵件的經歷,。大多數情況下,，我會一周查看兩三次郵箱，看是否有特別緊急的郵件,，但一般來說“思考周”是名副其實的,。 ????這兒的人很關心這一點。例如,，哪些會議是允許你一邊開會、一邊查看電子郵件的,？你必須為這些事情制定協(xié)議,。微軟有三種類型的會議: 有些會議完全自由，你可以做任何事情; 有些會議前排的人需要集中注意力,，而另一些人不需要（如果你在后排就座,，那就表示你不需要全神貫注）; 還有的會議則需要集中你所有的注意力。原則是: 如果你坐在前排,，你就需要全神貫注地開會,。 ????我 15 年來一直采取使用電子郵件工作的方式，但我很難習慣即時信息,。如果那樣,，多少人會來打擾我？如果我拒絕他們,，他們會怎么想,？ ????你每天接收多少電子郵件？ ????蓋茨: 如果只是指微軟內部的非批量發(fā)送的信件,，每天真正是寫給我,、需要我處理的郵件也就三、四十封,，同時我還有一些像微軟內部人員一樣重要的名字和郵件名─比如來自英特爾或沃倫?巴菲特助手的郵件,。（巴菲特并沒有自己的電子郵箱。）然后是微軟內部批量發(fā)送的郵件,，如果要討論一個競爭對手或一個新項目,，我會收到三、四十封郵件,，這取決于我的介入程度,。我相當注意應用電子郵件規(guī)則,，將這種郵件統(tǒng)統(tǒng)歸入同一個文件夾里。另外,，我還會收到微軟以外的郵件,。 ????目前我使用 Exchange 產品的白名單和黑名單功能。我的白名單是微軟內部人員以及我經常聯系的人,，而在黑名單上的,，是那些把我列入的批量發(fā)送郵件的那些人。介于這兩者之間的則交給我的助手─一個專人─每天查看 300 封左右的郵件,。如果有人需要直接跟我聯系,，我的助手會將他的郵件放入我的郵箱。 ????奧齊: 來到微軟后,，我的郵件情況有所惡化,。盡管目前我還沒有被加入微軟的郵件列表，可我每天收發(fā)的郵件總和達到 125～175 件,。我在 Groove 的時候一般只有 30～40 封郵件,。不過這樣比較不太公平，因為當時的大部分信息我都是從 Groove 的工作空間上獲得的,，我們禁用郵件列表,。 ????你們這樣做是為了讓大家使用公司的產品嗎？ ????奧齊: 為了迫使他們改變做事的方式,。所以,，我們將信息放入一個容器，而不是讓它不斷流動,。我已經開始鼓動一些同事使用工作空間了,。 你的郵件地址幾乎變成了全球通行的數字身份證，大部分人都知道,。你會改用新的地址嗎,？ ????蓋茨: 不會，那個郵件地址基本上是永久性的,。事實上,，我的實時傳訊（Instant Messaging）用的也是同一名字。我有工作和私人用的郵件地址,，但你最多只需有兩個用戶名,，就能應付一切。最終,，你將用不著那些電話號碼,，所有事情都會圍繞著郵件用戶名進行。 ????在辦公室工作空間環(huán)境產品開發(fā)方面,，你認為誰是你們的競爭對手,？ ????蓋茨: 在工作流程,、協(xié)作、文件搜索,、商業(yè)智能,、電子郵件和網絡電話以及改善方面，我們相對來說是無與倫比的,。全球沒有多少軟件產品能被廣泛安裝在各臺電腦上,。有一些產品很接近，如 Skype 這種大受歡迎的個人實時傳訊軟件,。我們最大的競爭對手一直是維持現狀─人們總是按照習慣做事,，還覺得: 嗨，這樣已經夠好的了,。 ????關于你們開放源程序的對手 OpenOffice,，您有什么看法呢？ ????蓋茨: 呃,，很多人都已經安裝了自己的微軟 Office 軟件,，所以我們的有關產品對他們來說是免費的，而 OpenOffice 既不具備我們的高質量,，也不具創(chuàng)新性，而且也沒有所需的模塊,。我們依靠為我們的用戶群提供創(chuàng)新產品來進行競爭,。 ????對于雷能加入微軟，我感到十分興奮的一個原因是,，他能夠開始將他有關協(xié)作的想法付諸實踐,。我們不是只將 Groove 變成了 Office 的一部分，而是利用它完善了 Office 軟件,，從而清楚明白地告訴人們,，你的工作方式能有怎樣的改變，軟件又是怎樣促進這一變化的,。 ????奧齊: 在任何所到之處,，你都能確定邊界─從國界到聯邦、州,、地方之間的邊界,，再到家庭和工作之間的界線。但是,，有的東西正讓邊界變得模糊,。我們這種以傳統(tǒng)方式打造出來的技術已經形成了一個行業(yè)，專為那些有邊界的實體服務,。讓我激動的是我們可以改造技術,，使之適應不斷變化的商業(yè)和辦公工作,。 ????譯者: 陳曄 相關稿件
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