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工作如此多,，時(shí)間如此少
????作者：Shelly Branch ????工作日總顯得時(shí)間不夠是不是,？那么就請見一下一些很忙很忙的首席執(zhí)行官們,，他們?nèi)绽砣f機(jī),、卻有條不紊。 ????赫布?凱萊赫是西南航空公司總裁,，詼諧風(fēng)趣,，好飲野火雞牌威士忌。他現(xiàn)在正轉(zhuǎn)動(dòng)著藍(lán)眼珠，看著他剛剛吐出的煙圈,。這人很少有找不到詞兒的時(shí)候,，但現(xiàn)在顯然被這樣一個(gè)簡單的問題難住了：你每天都干些什么？他最后回答說：“我從不回頭看,，我真的是這樣,。要是有人問我昨天干了些什么，我常常答不上來,。這可不是說假話,。我總力求朝前看?！苯又?，他朗朗笑道：“把自己犯的所有錯(cuò)誤都忘掉,，多省心,?！?/p> ????如果凱萊赫不想費(fèi)這種神,，誰又能責(zé)怪他呢,？首席執(zhí)行官每天的工作節(jié)奏——各種各樣的會(huì)談,、數(shù)不清的電話,、路上的奔波,、會(huì)議以及同市場分析人員共進(jìn)午餐——更像奧地利出生的作曲家勛伯格的風(fēng)格,，而不太像莫扎特,。高級經(jīng)理人員埃弗里特?莫伊托薩指出：“這些人要通盤考慮瑣碎的細(xì)節(jié)和非常重大的目標(biāo)的要求。他們既要抓宏觀的東西,，又要抓微觀的東西,，這是很困難的?！?/p> ????但是,，在這些忙得不可開交的管理者中，肯定有一些人比另一些人更善于處理這個(gè)困難的問題,?？纯此麄冎械囊恍┤巳绾螌W(xué)會(huì)有效地安排時(shí)間，對我們這些人也許不無裨益,。首先必須知道的一點(diǎn)是,，這些人的生活就是進(jìn)行管理。而管理,、對重要的和不重要的事情作出決定,，其實(shí)就是時(shí)間管理的全部內(nèi)容?；萜展狙?guī)蹈矩的董事長劉易斯?普拉特一言敝之：“整天要做的事情基本上就是進(jìn)行一系列的選擇,?！睂τ谠S多高級管理人員來說，進(jìn)行這樣的選擇已經(jīng)變得非常困難,。哈格伯格咨詢集團(tuán)的創(chuàng)始人和首席執(zhí)行官理查德?哈格伯格說：“首席執(zhí)行官的時(shí)間安排已經(jīng)緊得讓人難以置信,。在信息過多的情況下，首席執(zhí)行官們?nèi)菀紫萑氡粍?dòng)狀態(tài),。制定戰(zhàn)略計(jì)劃常常變成下個(gè)月的事情,。”那么,，注意力集中的秘密是什么,？腎上腺素有幫助。對普拉特來說,，“嚴(yán)格分清主次”也有幫助,。在開始一天14個(gè)多小時(shí)的工作時(shí)，普拉特知道,，有90％需要他做的事情是根本做不完的,。這位三分之二的時(shí)間都是在路上度過的首席執(zhí)行官說：“你必須不斷地、最充分地利用時(shí)間,。我把這稱作重塑生活,。當(dāng)你研究了(一天的時(shí)間安排時(shí))，你可以用實(shí)質(zhì)性的辦法重新分配你的時(shí)間,?！?/p> ??? 當(dāng)然，要這樣做首先必須知道所有的時(shí)間都花在什么地方,。普拉特——像許多首席執(zhí)行官一樣——可以把一天的活動(dòng)分解為若干基本的部分,。他把一天中20％的時(shí)間花在客戶身上，35％的時(shí)間開會(huì),，10％的時(shí)間打電話,，5％的時(shí)間處理文件。其余的時(shí)間他用于對公司有間接好處的其他公司的活動(dòng)上,。這些活動(dòng)包括一項(xiàng)硅谷發(fā)展計(jì)劃和總統(tǒng)貿(mào)易談判顧問委員會(huì)會(huì)議,。一天當(dāng)中還要有一些時(shí)間處理臨時(shí)出現(xiàn)的事情，如接受記者的采訪,。 ??? 毫不奇怪,，普拉特——他本人就是在惠普公司的階梯上升上來的，特別重視本公司各層員工提出的要求,。但他自己也喜歡每天都會(huì)見一些消費(fèi)者群體,，詢問惠普公司什么做對了，什么尚待改進(jìn),。為使自己能將更多的這類會(huì)面擠進(jìn)日程,，他曾經(jīng)讓一位顧問幫他“重新安排”他的部分時(shí)間,。經(jīng)過幾個(gè)月極細(xì)密的工作之后,，普拉特知道了他怎樣就可以讓別人去負(fù)責(zé)處理一類顧客的所有電話,，而不會(huì)失去同他們的接觸(他雇用了一些退休的經(jīng)理負(fù)責(zé)此事，并向他匯報(bào),。)他還認(rèn)定他可以委派別人代他去發(fā)表講話,。這樣做的意義非同一般。路易斯維爾大學(xué)財(cái)政學(xué)教授拉斯?雷說：“學(xué)會(huì)委派別人工作是首席執(zhí)行官最重要的一課,。若是學(xué)不會(huì)這一課,，他們就變成了忙得要命的苦工，而不是交通警察,?！?/p> ????現(xiàn)在，首席執(zhí)行官越來越多地讓別人來為他們安排日程,。這并不意味著缺少了控制權(quán),。恰恰相反，這使得首席執(zhí)行官們有時(shí)間去考慮更多的問題,，把精力集中在戰(zhàn)略和最重要的目標(biāo)上,。赫布?凱萊赫便是這一趨勢的一個(gè)縮影。凱萊赫樂于把日程安排讓別人去管,。要同技師們聊天,、要出席政府的小組委員會(huì)的會(huì)議、要開拓新的市場,、還要嘲弄競爭對手,，既然有這么多的事情要做，為何還要陷在安排日程這樣的瑣事里,？于是,，赫布便讓執(zhí)行副總裁科琳?巴雷特來安排他的日程。巴雷特在西南航空公司起飛之前就給赫布當(dāng)法律秘書,，因此她知道什么會(huì)議,、旅行和會(huì)晤會(huì)使凱萊赫感興趣。請別誤解：她的控制是相當(dāng)全面的,。當(dāng)巴雷特把一件上衣扔在凱萊赫的背上時(shí),，他就想問，難道我冷了嗎,？還是要到什么地方去,？”西南航空公司的雇員人盡皆知，她對這種事情非常認(rèn)真,。幾年前,，巴雷特意識到凱策赫因?yàn)榱锶ネ瑔T工閑聊而誤了一些約會(huì),。解決的辦法是：她讓人把他的辦公室和過廳之間的門封上了。凱萊赫承認(rèn),，若是由著他的性子,，他八成不會(huì)去管大部分看上去不重要的或可笑的事情。他每天來到辦公室都會(huì)看到巴雷特為他列出的一張日程表,，上面列出兩類事情：一類是必須當(dāng)天做的事情,。一類是最遲可推到次日上午做的事。凱萊赫說：“那可是個(gè)神奇的東西,。但他也不時(shí)地把這張表置于不顧,，僅僅為了反其道而行之?！?/p> ????在處理他自己每天大量的文件方面,，凱萊赫說，他向通用電氣公司總裁杰克．-韋爾奇學(xué)到了一個(gè)節(jié)省時(shí)間的竅門,。在閱完一封信或一張便條之后,，他就把自己的意見寫在上面，然后再把它傳回去,。他解釋說：“你不必讓人再打一封信,。你只需要復(fù)印一份，把它裝進(jìn)信封里就行了,。我認(rèn)為這是一個(gè)進(jìn)行交流的極好的辦法,。”首席執(zhí)行官們苦于應(yīng)付每天數(shù)不清的工作,，他們開始學(xué)著嘗試這類節(jié)省時(shí)間的辦法,。馬里奧特國際公司總裁比爾?馬里奧特經(jīng)常外出巡視，他的上衣口袋里總是裝滿了他要去視察的每一個(gè)飯店的情況的紙條,。在前往一處的途中讀了這些紙條后,，他就能將每一個(gè)飯店的收入或顧客滿意程度熟記于心?；氐睫k公室,，他一次性地解決每一張紙條上的問題，然后就把它扔掉或歸檔,，這樣的工作原則也促使他以更快的速度處理問題,。 ????馬里奧特的日程安排很像他的管理公司之道，簡潔,、緊湊,、非常實(shí)際。每天的例行安排寫在一張3×5英寸的卡片上,，馬里奧特將它放在上衣的左口袋里,。這張表是他與他的行政助理一起確定的,，而且通常都是幾個(gè)月前就預(yù)先定好的。這張卡他每天都要看幾遍,，即使是遇到15分鐘的偏差,，他也會(huì)皺眉頭。當(dāng)然,，那是不可避免的,。 ????在對飯店進(jìn)行旋風(fēng)式視察的過程中,，他總是要深入他的企業(yè)的核心,。他在廚房里這里翻一翻，那里翻一翻,，不厭其煩地檢查地毯和床罩,，不停地向他遇到的每一個(gè)人征求意見。馬里奧特說：“我的主意來自同外界的接觸,?！崩纾罱吐牭娇腿嗽陲埖甏髲d休息時(shí)說,，他們希望那里的長沙發(fā)旁邊再加一些桌子,，這樣他們工作起來或是吃點(diǎn)什么東西就會(huì)方便一些。馬里奧特喜歡巡視還有一個(gè)原因：他要扮演一個(gè)大使式的角色,。他喜歡不慌不忙地同他的廚師和熨床單的人聊天,，同他們一起照相，這些人能夠幫助吸引回頭客,。在前不久的一次視察中,，馬里奧特在10分鐘的時(shí)間里同他們照了20多張像。 ????斯特普爾斯公司的首席執(zhí)行官湯姆?斯滕貝格也是整天奔波閑不住的人,。他解釋說：“我們講求效率,。我有一張列著我尚未視察過的所有商店的單子。當(dāng)助手問我要不要出席在舊金山召開的會(huì)議,，我看一眼那張單子,，發(fā)現(xiàn)那個(gè)地區(qū)有許多商店該去看看。我就說,，去,。”斯滕貝格在旋風(fēng)式的視察過程中——通常是每天視察一個(gè)地區(qū)的10個(gè)商店——他總是把注意力集中在對顧客的服務(wù),、商店客流量,、商品庫存方面。他還要確保有“專門的時(shí)間”同在班上的員工談話,，以便對正在發(fā)生的情況獲得一種感覺,。斯滕貝格還設(shè)法在他的日程中保留一些機(jī)動(dòng)余地,，以便應(yīng)付緊急情況或計(jì)劃的變動(dòng)。例如,，不久前,，他發(fā)現(xiàn)他預(yù)定去費(fèi)城出席一次會(huì)議的時(shí)間同他去馬里蘭參加一個(gè)奠基儀式發(fā)生了沖突。便急忙同總部幫助他解決麻煩問題的助手打電話聯(lián)系,，做了重新安排,，他設(shè)法找到了一位同事代他參加馬里蘭的活動(dòng)。他說：“有很多安排方面的問題是無法避免的,。但我們有足夠的靈活性來應(yīng)付,。” ????對所有高級經(jīng)理人員來說,，同顧客和同事接觸的需要占用的時(shí)間越來越多,。別的且不說，追求集體管理的時(shí)尚就導(dǎo)致內(nèi)部的會(huì)議越來越多,。哈格貝里說：“放權(quán)管理的潮流使得會(huì)議增多,，而且人人都希望首席執(zhí)行官參加?！?/p> ????然而,，采取技術(shù)手段來減少開會(huì)時(shí)間的大公司老板相對較少。例如,，很少有人會(huì)把電子郵件看作取代人際接觸的恰當(dāng)手段,。凱洛格管理學(xué)院組織行為系主任羅伯特。鄧肯指出：“高級經(jīng)理人員要從戰(zhàn)略上考慮問題和進(jìn)行工作,，他們在這方面的壓力更大,。把很多時(shí)間花在電子郵件上不能反映這種情況?！绷硗?，一些首席執(zhí)行官根本不具備這樣做的條件。根據(jù)紐約市的一家廣告公司多里默斯公司進(jìn)行的一次調(diào)查,，五分之一的大公司45歲以上的高級經(jīng)理的辦公桌上甚至沒有一臺電腦,。 ??? 惠普公司的普拉特可以說是一個(gè)典型，他對任何一種電子日歷都不感興趣,。相反,，這位美國第二大計(jì)算機(jī)硬件公司的首席執(zhí)行官用的是那種一周的日程一目了然的筆記本。他說：“我并不覺得電子工具好用,。這不是說這種工具如何如何,，這是我自己的問題。” ??? 至少有一些首席執(zhí)行官對節(jié)省時(shí)間的玩藝比較重視,。泰梅克斯公司首席執(zhí)行官邁克爾?雅克比把他的日程安排——一個(gè)月的日程——戴在手腕上,。自從他的公司兩年前建了新的數(shù)據(jù)鏈模式以來，他就讓秘書直接將安排從電腦屏幕上傳到他的有顯示功能的手表上,。有時(shí),，事情會(huì)弄得有點(diǎn)亂，因?yàn)檠鸥鞅葹榱嗽囼?yàn)經(jīng)常一天戴好幾塊表,。但是,，無論他的手表上顯示的安排發(fā)生變化，他的秘書總是設(shè)法通過數(shù)據(jù)鏈給他發(fā)一個(gè)新的數(shù)據(jù),，來減少混亂,。 ??? 隨著較年輕的經(jīng)理人員今后逐漸達(dá)到頂層的位置，對時(shí)間管理技術(shù)的排斥將會(huì)減弱,。Yahoo的合建者之一,、28歲的杰里?揚(yáng)總是利用網(wǎng)絡(luò)同員工保持聯(lián)絡(luò),。他說：“我們基本上是在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上管理公司,。”在弗里托-萊公司,，38歲的布羅克?利奇說,，電子郵件和語音信件大大減少了他同員工開會(huì)碰頭的時(shí)間。 ????一些時(shí)間觀念很強(qiáng)的總裁說,，無論怎樣安排,，按照安排日程工作的真正好處是，他們能夠獲得考慮更重要問題的時(shí)間,。斯特普爾斯公司首席執(zhí)行官湯姆?斯滕貝格說,，他常常尋找能使他可以“好好考慮問題”的辦法。雅克比在去泰梅克斯公司的實(shí)驗(yàn)室訪問時(shí)要飛越亞洲時(shí)區(qū)和歐洲時(shí)區(qū),，他就設(shè)法使他的身體和大腦至少能獲得一些休息的機(jī)會(huì),。他說：“這些國際旅行能使你累得什么也干不了。我有一個(gè)規(guī)矩,，我們在全世界的人都知道這個(gè)規(guī)矩,。一個(gè)晚上工作，一個(gè)晚上休息,。我在一個(gè)晚上出席洽談生意的宴會(huì),，第二天的晚上就自由安排?！睂τ谙裱鸥鞅冗@樣的高級領(lǐng)導(dǎo)人來說,，其實(shí)，沒有哪一個(gè)晚上能完全離開工作的旋渦?？偸怯泻芏嗪芏嘁龅氖虑?，但沒有足夠的時(shí)間處理所有的問題。 ????譯者：吳學(xué)華? 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